Privacy

1. VOORAFGAANDELIJK

We hechten veel belang aan uw privacy en ons beroepsgeheim en doen er alles aan om uw privacy en persoonsgegevens te beschermen. Deze privacyverklaring geeft meer informatie over welke persoonsgegevens we van u verwerken, waarom we deze verwerken, hoe we deze gegevens verkrijgen, hoe lang we deze gegevens bewaren en met wie we deze gegevens delen. Daarnaast informeren we u ook over welke rechten u dienaangaande hebt en hoe u deze kan uitoefenen.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de website van Eye 4 Accounting, op alle overige portaaltoepassingen en in het algemeen op de communicatie die Eye 4 Accounting en de verbonden ondernemingen voeren.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring. Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent ons privacy beleid, kunt u terecht bij ons op info@eye4accounting.be of via de telefoonnummers +32 495 30 08 32 en +32 491 02 16 82.

2. DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Eye 4 Accounting BV, met zetel te 8434 Middelkerke, Weststraat 29 en met ondernemingsnummer BE 1001.161.051 (hierna “Eye 4 Accounting”, “wij”, “we”, of “ons”). Concreet betekent dat alleen Eye 4 Accounting bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welke doeleinden deze worden verzameld en met welke middelen die persoonsgegevens worden verwerkt.

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn we vrij om zogenaamde ‘gegevensverwerkers’ in te schakelen.
Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE EN WAAROM?

Volgende van uw persoonsgegevens kunnen door ons verwerkt worden:

Identificatiegegevens zoals: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en rijksregisternummer;
financiële informatie zoals: bankrekeningnummer, betalingsgegevens en facturatiegegevens;
werk gerelateerde gegevens zoals: de identiteit van uw werkgever en uw arbeidsovereenkomst;
communicatiegegevens zoals: e-mails, telefoongesprekken en chatberichten (indien relevant voor uw dossier);
de verwerking van persoonsgegevens betreffende de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
overige persoonsgegevens zoals: nationaliteit, familierelaties (indien relevant voor dossier);
website gegevens zoals: cookies en trackinggegevens en gegevens verzameld via online formulieren.

We verzamelen en verwerken deze gegevens om onze taak als accountant/boekhouder en de opdrachten voor onze cliënten correct te kunnen uitvoeren alsook voor volgende doeleinden:

dossier- en cliëntenbeheer;
algemene administratie, facturatie en boekhouding;
het uitsturen van nieuwsbrieven en andere vormen van communicatie;
voor de organisatie van evenementen;
voor de aanwerving van nieuwe medewerkers;
website analyse en beheer.

Wanneer u gebruikt maakt van de website van Eye 4 Accounting, worden eveneens persoonsgegevens verzameld (bijv. wanneer u een ingevuld contactformulier opstuurt of wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief) of wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening. Andere persoonsgegevens kunnen op een later tijdstip worden verzameld.

Tenslotte, maakt Eye 4 Accounting gebruik van cookies wanneer u onze website bezoekt. Een “cookie” is informatie die via de internet-server naar uw internetbrowser wordt verstuurd en wordt opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Het gebruik van cookies maakt het voor ons mogelijk om de bezoeker van onze website te herkennen en deze een persoonlijke gebruikerservaring te bieden, om hun technische keuzes te onthouden (bijvoorbeeld een taal) en om eventuele fouten op de Website op te sporen en te corrigeren. U kan beslissen om het gebruik van cookies te weigeren indien uw internetbrowser deze optie voorziet, maar een dergelijke weigering kan mogelijk gevolgen hebben voor het gebruik dat u van onze website en van bepaalde toepassingen op onze website kan maken.

4. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS

Slechts een beperkt aantal personen, zoals de accountants/boekhouders en medewerkers van Eye 4 Accounting die uw dossier behandelen, hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen, zijn al onze medewerkers gebonden door een vertrouwelijkheidsovereenkomst.

Daarnaast werken we samen met enkele derde dienstverleners, waarmee we in beperkte mate uw persoonsgegevens delen met oog op verdere verwerking ervan. We nemen de nodige maatregelen zodat deze dienstverleners uw persoonsgegevens enkel en alleen verwerken voor de doeleinden en op de wijze die door ons zijn vooropgesteld, en dat zij voldoende waarborgen bieden om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren en te garanderen.
Indien één van deze dienstverleners gelokaliseerd is buiten de EER (de Europese Economische Ruimte) dan geven we uw persoonsgegevens enkel door wanneer er voorzien wordt in een passend beschermingsniveau en de dienstverlener voldoende garanties biedt inzake de beveiliging en bescherming van de persoonsgegevens.

5. RECHTSGROND

Eye 4 Accounting verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR en alle andere relevante wettelijke bepalingen. Meer specifiek baseren wij ons voor de verwerking van persoonsgegevens op artikel 6.1. GDPR, die in volgende rechtsgronden voorziet:

6.1. (a) toestemming;
6.1. (b) noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
6.1. (c) noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting; en
6.1. (f) noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.

6. BEWAARPERIODE

De persoonsgegevens verwerkt voor klantenbeheer zullen worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (onder andere op het gebied van boekhouding). Wij zullen uw persoonsgegevens verwijderen uit onze databank van zodra wij ze niet langer nodig hebben aan de wettelijke vereisten te voldoen of wanneer u op geldige wijze het recht tot verwijdering van uw persoonsgegevens uitoefent.

7. RECHTEN

Overeenkomstig de AVG beschik u over verschillende rechten aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Zo heeft u bijvoorbeeld op elk moment het recht om:

inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we van u verwerken;
uw persoonsgegevens te wijzigen of te verbeteren;
uw persoonsgegevens te laten wissen;
uw persoonsgegevens laten overdragen aan een derde.

In de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals voorzien in de AVG, heeft u ook het recht om:

de verwerking van uw gegevens te beperken;
een bezwaar te formuleren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kan bovendien ook steeds uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekken, als de verwerking van uw persoonsgegevens op uw voorafgaande toestemming gebaseerd is. Indien u ervoor kiest om bepaalde gegevens niet aan ons mee te delen, kan dat wel tot gevolg hebben dat we onze taak als boekhouder/accountant niet (naar behoren) kunnen uitvoeren.

Als u één van voormelde rechten wenst uit te oefenen, kunt u dit doen via e-mail naar info@eye4accounting.be. Om zo goed mogelijk en gericht te kunnen antwoorden, vragen we u om alle nuttige informatie op te nemen in uw e-mail.

8. MOGELIJKHEID TOT HET INDIENEN VAN EEN KLACHT

Indien u niet akkoord gaat met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.privacycommission.be/).

9. WIJZIGING VAN DE PRIVACYVERKLARING

Eye 4 Accounting behoudt zich het recht voor het huidig privacyverklaring te wijzigen om zich te schikken naar de geldende wetgeving wat betreft de bescherming van het privéleven.